Diese Verordnung hat den Anwendungsbereich: die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Diese Verordnung umfasst die Verarbeitung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern, Auszubildenden, Bewerbern, Kunden und Lieferanten (Einzelpersonen).
Das Unternehmen beachtet die gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten seiner Arbeitnehmer, Bewerber, Auszubildenden, Kunden und Lieferanten (Einzelpersonen), insbesondere diejenigen, die sich aus den nationalen Rechtsvorschriften und Beschlüssen der Nationalen Datenschutzkommission ergeben.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten des Arbeitnehmers im Rahmen des Arbeitsverhältnisses ergibt sich zum einen aus dem Vertragsinhalt, zum anderen aus der Erfüllung gesetzlicher Pflichten gegenüber der Steuerbehörde, Sozialversicherung, Behörde für Arbeitsbedingungen (ACT) und anderen offiziellen Stellen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer ist ausschließlich dem zu jeder Zeit benannten Verantwortlichen mit eingeschränktem Zugang vorbehalten, die gesetzlich ordnungsgemäß begründet und in jedem Fall unter Wahrung der Vertraulichkeit geschützt ist.
Der Arbeitnehmer kann jederzeit auf seinen Wunsch auf seine geschützten Daten zugreifen und bei Fehlern oder Unvollständigkeiten deren Änderung oder Berichtigung verlangen.
Arbeitnehmer genießen im Einklang mit dem Gesetz das Recht auf Information, Zugang und Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Um diese Zugangs- und Widerspruchsrechte auszuüben, muss der Antrag schriftlich bei der für die Behandlung zuständigen Person in der Personalabteilung eingereicht werden.
Arbeitnehmer können gemäß den gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Vergessen ihrer personenbezogenen Daten ausüben, außer in den Fällen, die in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Verpflichtungen vorgesehen sind.
Die Verarbeitung klinischer Daten der Arbeitnehmer folgt der Grundlage für den Umgang mit sensiblen Daten und ist daher ausschließlich dem Betriebsarzt oder dem zertifizierten Ärzteteam zugänglich, wobei der Arbeitnehmer Zugriff darauf hat, sofern er diese zuvor direkt beim Betriebsarzt anfordert.
Mit Abschluss des Vertrages und während der Vertragserfüllung erklärt sich der Arbeitnehmer damit einverstanden, dass seine personenbezogenen Daten in digitaler, sicherer Form gespeichert, verarbeitet und zu den zuvor genannten oder gelegentlich genannten Bedingungen abgerufen werden dürfen.
Personenbezogene Daten von Arbeitnehmern können vom Unternehmen zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet werden:
Zu den oben genannten Zwecken kann das Unternehmen personenbezogene Daten sowie das Original und die Kopien der jeweiligen Dokumente erheben und verarbeiten, die in die folgenden Kategorien fallen:
Zum Zwecke der administrativen Verwaltung von Arbeitnehmern, Ausbildungsbescheinigungen und Dokumenten, die für die Ausstellung von Fahrkarten und/oder Visa erforderlich sind, können die Daten für die gesetzliche Dauer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie für andere buchhalterische und steuerliche Verpflichtungen aufbewahrt werden.
Zum Zwecke der Vergütung, Zuwendungen und Vergünstigungen für Arbeitnehmer dürfen Daten für die gesetzlich vorgesehene Höchstdauer aufbewahrt werden.
Die Frist der jeweiligen Daten kann sich aus Gründen der Rechtsverfolgung, nach Übermittlung der Daten an die Justizbehörden oder der rechtskräftigen und unanfechtbaren Entscheidung verlängern.
Für Renten-, Sozialversicherungs- oder spätere Ergänzungsleistungen, die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig werden, dürfen die unbedingt erforderlichen Daten zum Qualitätsnachweis des Arbeitnehmers, der Dienstzeit und der Entgeltentwicklung innerhalb der gesetzlichen Fristen durch Korrespondenz zu jedem Zweck aufbewahrt werden.
a) Stellen, an die die Daten aufgrund einer Rechtsvorschrift oder eines Antrags der betroffenen Person übermittelt werden müssen;
b) Finanzinstitute, die die Konten des Unternehmens für die Zahlung von Arbeitnehmerentgelten führen;
c) Verwaltungseinheiten der Altersversorgung oder Pensionskassen;
d) Versicherungsgesellschaften, mit denen der Arbeitsunfall- oder Unfallvertrag abgeschlossen wird;
e) Ausbildungseinrichtungen zur Ausstellung von Ausbildungsnachweisen;
f) Reisebüros oder Transportunternehmen zur Ausstellung der für die Reise erforderlichen Unterlagen;
g) Buchhaltung/Personalabteilung zum Zwecke der Gehalts- oder Pflichtenbearbeitung;
h) Auditierungsstellen (intern oder extern) im Rahmen von Zertifizierungsprozessen;
I) externe Beratungsunternehmen im Rahmen ihrer Beratungsleistungen;
j) Stellen, die im Bereich Arbeitsmedizin und -sicherheit jederzeit die Erfüllung dieser Pflichten im Unternehmen sicherstellen;
die Stellen, die das IT-Management bei der Verarbeitung personenbezogener Daten bereitstellen.
Es ist untersagt, ohne Zustimmung der betroffenen Person zu fotografieren, zu filmen oder jede Art von Aufzeichnung oder andere Verfahren zum Kopieren und/oder Reproduzieren persönlicher Dokumente durchzuführen, außer in den Fällen, die gesetzlich vorgesehen oder von einer zuständigen Stelle zu diesem Zweck ordnungsgemäß autorisiert wurden.
Das Unternehmen garantiert die Wahrung des Rechts auf Schutz der Daten von Arbeitssuchenden, die freiwillig und von der betroffenen Person autorisiert sind und die gemäß den geltenden Gesetzen vertraulich behandelt werden.
Die Datenschutzrichtlinie unseres Unternehmens bei der Einstellung ist in einem spezifischen Dokument definiert, das einen integralen Bestandteil dieser Geschäftsordnung bildet.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Auszubildenden und Ausbilder ergibt sich zum einen aus dem Vertragsinhalt, zum anderen aus der Erfüllung gesetzlicher Pflichten gegenüber den offiziellen Stellen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Auszubildenden und Ausbilder ist ausschließlich dem zu jeder Zeit benannten Verantwortlichen mit eingeschränktem Zugang vorbehalten, die gesetzlich ordnungsgemäß begründet und in jedem Fall unter Wahrung der Vertraulichkeit geschützt ist.
Der Auszubildende/Ausbilder kann jederzeit auf seinen Wunsch auf seine geschützten Daten zugreifen und bei Fehlern oder Unvollständigkeiten deren Änderung oder Berichtigung verlangen.
Auszubildene/Ausbilder genießen im Einklang mit dem Gesetz das Recht auf Information, Zugang und Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Um dieses Zugangs- und Widerspruchsrecht auszuüben, muss der Antrag schriftlich bei der für die Behandlung zuständigen Person in der Personalabteilung eingereicht werden.
Auszubildene/Ausbilder können gemäß den gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Vergessen ihrer personenbezogenen Daten ausüben, außer in den Fällen, die in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Verpflichtungen vorgesehen sind.
Mit Abschluss des Ausbildungsvertrages und während dessen Vertragserfüllung erklärt sich der Auszubildene/Ausbilder damit einverstanden, dass seine personenbezogenen Daten in digitaler, sicherer Form gespeichert, verarbeitet und zu den zuvor genannten oder gelegentlich genannten Bedingungen abgerufen werden dürfen.
Auszubildende und Ausbilder unterliegen in Bezug auf den Datenschutz die in dieser Verordnung für Arbeitnehmer vorgesehenen Regelungen in Bezug auf die Erhebungsverarbeitung, den Zweck der Behandlung, die Kategorie der zu erhebenden Daten, die Aufbewahrungsfrist, die Empfänger der Daten, die Bestimmungen für personenbezogene Daten mit den ggf. entsprechenden Anpassungen.
Das Unternehmen erhebt, verwendet und speichert personenbezogene Daten von Kunden und Lieferanten im Rahmen der gesetzlich zulässigen Bedingungen in einer für die Durchführung des Vertragsverhältnisses mit ihnen geeigneten Art und Weise sowie für die Inanspruchnahme und Abrechnung von Dienstleistungen.
Der Kunde und der Lieferant genehmigen im Rahmen der vertraglichen, geschäftlichen Beziehung und auch im berechtigten Interesse und zur Ausübung der Tätigkeit des Datenverantwortlichen die Aufnahme ihrer personenbezogenen Daten in eine Firmenakte und deren Übertragung durch diese an Dritte , mit Sitz in der Europäischen Union für seine Verarbeitung im Rahmen dieses Vertrages, auch für kommerzielle oder andere Marketingzwecke, Umfragen zur Kundenzufriedenheit und Informationen über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens.
Änderungen der personenbezogenen Daten, die das Vertragsverhältnis oder die Abrechnung der Leistungen betreffen, hat der Kunde/Lieferant diesem Unternehmen unverzüglich mitzuteilen.Die zur Vertragsabwicklung und Abrechnung der Leistungen erforderlichen Daten können auch nach Beendigung des Prozesses bzw. Vertrages vom Unternehmen nach den gesetzlichen Bestimmungen und bis zur Erfüllung der Rechnungsstellung und der gesetzlichen Verpflichtungen aus dem Geschäfts- und/oder Vertragsverhältnis gespeichert und verwendet werden.
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Das Unternehmen oder die Organisation, das/die einzeln oder gemeinsam mit einem(r) anderen (Subunternehmer) die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung bestimmt, ist „für die Verarbeitung verantwortlich“ und muss insoweit unter anderem sicherstellen, dass:
a) Die Datenverarbeitung wird der CNPD ordnungsgemäß mitgeteilt (sofern zutreffend) und, wenn dies gesetzlich erforderlich ist, wird die entsprechende vorherige Genehmigung eingeholt oder gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ordnungsgemäß geregelt;
b) dass Mitarbeiter, die zum Zugriff auf personenbezogene Daten berechtigt sind, zur Verschwiegenheit verpflichtet sind;
c) dass die entsprechenden schriftlichen Verträge zur Wahrung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes mit den Unterauftragnehmern über die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer betroffenen Personen abgeschlossen wurden;
d) dass angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um personenbezogene Daten gegen zufällige oder unrechtmäßige Zerstörung, Veränderung, unbefugten Zugriff und Offenlegung zu schützen, steht jeder Form der rechtmäßigen Verarbeitung entgegen.
e) dass die Registrierung der Verarbeitung personenbezogener Daten nach dem Gesetz erfolgt.
Diese Verordnung tritt am 25. Mai 2018 in Kraft.